Met dit boek gooi ik een steen in de veel te stille, zelfgenoegzame vergadervijver. Ik heb een optimistisch boek willen schrijven met een concrete aanpak voor blijvende verbetering van elke vergadering. Omdat alle mensen de moeite waard zijn, en niet alleen die dominante types die altijd aan het woord zijn. Maar ook omdat in deze complexe wereld niet de baas, maar het besluit koning is. En natuurlijk ook omdat het belachelijk is dat we vergaderingen niet meer zien als werk, maar als betaalde onderbreking…
Slimmer
Slimmer door allereerst een knip te maken tussen de voorzitter en de eigenaar van een agendapunt. Ongewoon Goed Vergaderen (OGV) pleit voor het leggen van verantwoordelijkheden daar waar het hoort: bij de mensen die daar vanuit hun functie voor verantwoordelijk zijn. Vanuit die gedachte gaan zij steeds meer de bespreking van ‘hun’ thema’s leiden. Leiders en managers krijgen daardoor veel meer ruimte om het team op een hoger niveau te laten presteren.
Het wordt de hoogste tijd dat we onze dure vergadertijd optimaal gaan benutten. Daarvoor moeten we leren om elke bespreking te ontwerpen. Met de OGV-vergaderkaarten kun je elke bespreking ontwerpen, zodat je als leider van de bespreking (technisch voorzitter) altijd een doelgericht plan hebt. Door met deze vergaderkaarten structureel te werken in kleine groepjes zorg je ervoor dat vele invalshoeken aan bod komen en bied je ruimte aan alle aanwezige expertise. Dat leidt tot betere besluiten en slimmere oplossingen. Met slimme spelregels en een goed ontwerp van de bespreking breng je de kwaliteit van de discussie op een hoger niveau en maak je het vergaderteam gezamenlijk verantwoordelijk voor de vergadering.
Korter
Waarom moet iedereen overal over meepraten? Waarom zou iedereen bij alle agendapunten aanwezig moeten zijn? Vaak is het de macht der gewoonte. Laten we daarmee stoppen en op basis van de agendapunten bepalen wie er per se aanwezig zou moeten zijn, wie vrijwillig en wie per se niet. Een kwestie van vertrouwen. Het is daarbij belangrijk dat je aan elk agendapunt een tijd toekent en uitgaat van een vaste begin- en eindtijd. Geen tijd toekennen aan een bespreking van een thema is geen optie, omdat je dan een groot risico loopt dat de vergadering (weer) uitloopt. Mocht er iets onverwachts gebeuren, dan kun je als team altijd verantwoord van de tijdsplanning afwijken. Met het voorbereide ontwerp van de bespreking begeleid je als technisch voorzitter het vergaderteam richting het vergaderdoel, bijvoorbeeld een besluit nemen, ideeën genereren, iets evalueren, enz. Hierdoor loop je veel minder risico op breedsprakige uiteenzettingen en een eindeloze herhaling van zetten die vaak de oorzaak zijn van veel te lange vergaderingen.
Inspirerender
Vergaderingen moeten het verschil maken; je moet er energie van krijgen in plaats van dat je er vermoeid en inspiratieloos uitrolt. Daarom is het belangrijk dat de agenda aantrekkelijk is voor alle deelnemers, elk agendapunt een helder doel heeft, iedereen zich voorbereidt en er een doelgericht ontwerp ligt onder elke bespreking, met een vastgestelde tijd. Een ontmoeting tussen professionals vereist dat. En iedereen telt, dus iedereen ‘doet’ actief mee. Samen op zoek gaat naar steeds meer ongewoon goede vergaderingen, met de juiste mensen en de juiste spanning goede besluiten nemen en zinvolle dialogen voeren. De vergadering weer de lading geven die het verdient: als inspirerende hefboom voor succesvolle teams en organisaties.
Rob de Haas is de auteur van Ongewoon Goed Vergaderen. Meer informatie: www.ongewoongoedvergaderen.nl
