‘Sommige integriteitsonderzoekers laten een spoor van ellende achter’

Eerst maar even de titel…
Frauditing is begonnen als woordgrap, een combinatie van fraude en auditing. Ik ben opgeleid als internal auditor en ontdekte tijdens mijn promotieonderzoek tot mijn verrassing dat veel internal auditors persoonsgericht onderzoek doen in hun eigen organisatie, terwijl zij dat volgens hun beroepsregels niet mogen. Die regels toepassen, is heel belangrijk, want met een onderzoek dat de integriteit raakt van iemand kun je diens leven maken of breken. Verder vroeg ik mij af waarom ik de ene onderzoeker nu beter vond dan de andere. Kwam dat door kennis, door de persoonlijkheid, door de ervaring? Dat was het begin van een zoektocht. Het woordgrapje werd een promotieonderzoek.

Maar dit boek is toch geen proefschrift?
Nee, dat proefschrift is niet af. Maar op basis van het promotieonderzoek heb ik dit boek geschreven voor studenten en anderen die zich vakmatig bezighouden met fraudebeheersing. Het bevat praktische tips, vragen en opdrachten. Het kan ook bruikbaar zijn voor toezichthouders en het topmanagement van organisaties om te zien over welke competenties een goede fraude-onderzoeker moet beschikken en aan welke regels die zich moet houden.

Heeft u een voorbeeld van een slechte onderzoeker?
Een internal auditor kreeg het signaal dat er op een bepaalde afdeling zou worden gefraudeerd. Hij dacht: ‘Ik ga alvast wat veldwerk doen en een paar vragen stellen op de afdeling.’ Hij nam een werknemer mee de gang op en die man bekende plotseling dat-ie betrokken was bij de fraude. Aanvankelijk luchtte dat de werknemer op, maar daarna vroeg deze zich af of het wel zo verstandig was om te bekennen. Vervolgens werd de werknemer zo kwaad op zichzelf en de auditor dat hij al het bewijs vernietigde. Wanneer je zorgvuldig en volgens de regels werkt, licht je vermeend betrokkenen en getuigen vooraf in over het onderzoek en hun rechten en plichten.

Zijn de regels wel duidelijk genoeg?
Voor veel mensen kennelijk niet. Je ziet nogal eens dat onderzoekers de privacyregels met voeten treden en te snel inzoomen op persoonlijke informatie van de vermeende betrokkenen. Met name fraudeonderzoekers met een politie-achtergrond kunnen de neiging hebben om feiten te zoeken bij een bepaalde verdachte in plaats van objectieve waarheidsvinding door feitenvergaring vanuit een bredere scope. Als je breder kijkt, is de kans ook groter om bijvoorbeeld samenspanning met anderen te ontdekken. Laatst verscheen een bericht in de media over een docent die voorlopig is geschorst, omdat hij tijdens de les porno zou hebben getoond via een beamer. Het is nog helemaal niet zeker wat de feiten zijn, maar de kwestie is al breeduit gecommuniceerd, waardoor de docent feitelijk al is veroordeeld. Het is niet verstandig om zonder goed onderzoek te communiceren over zulke kwetsbare onderwerpen. Het is niet ondenkbaar dat een leraar op basis van rancune zoiets aangeleund krijgt. Verplaats je eens in die man. Wie heb je dan zelf het liefst als onderzoeker? Een part time sheriff die je op voorhand al heeft veroordeeld, of een professionele waarheidsvinder?

Porno tonen is toch geen fraude?
Nee, maar in deze context wel een integriteitskwestie. Het gaat in mijn boek vooral over onderzoek naar integriteitsschendingen en daar is fraude er één van. Mensen noemen iets al gauw fraude, ook als het gaat om diefstal of verduistering. Een goede onderzoeker vraagt waar het incident precies om gaat en wat de opdrachtgever beoogt met het onderzoek.

Wat maakt iemand nu een expert?
Ik ga uit van een bestaand model voor expertiseverwerving: ervaring en instructies leveren kennis op en dat kan uiteindelijk tot expertise leiden. Verder spelen persoonlijkheid, houding, gedrags- en cognitieve vaardigheden een rol. Vreemd genoeg maken onderzoekers met meer ervaring meer fouten, zo blijkt uit een experiment dat is gebaseerd op een werkelijk bestaand fraudeonderzoek. Senior onderzoekers doen minder aan zelfreflectie en zijn bijvoorbeeld minder goed op de hoogte van de actuele wet- en regelgeving dan jongere onderzoekers. Senioren kunnen op basis van hun ervaring de neiging hebben om met grote stappen snel thuis te willen zijn. Dat kan ten koste gaan van de zorgvuldigheid.

U schrijft dat er ook ‘foute sheriffs’ op de markt zijn…
Ja. Sommige onderzoekers van integriteitsschendingen weten heel goed hoe het hoort, maar lappen de regels aan hun laars omdat ze zichzelf boven de wet wanen. Zij laten soms een spoor van ellende achter. Dat schaadt niet alleen de betrokkenen en het onderzoek, maar ook hun eigen organisatie en het beroep.

Welke competenties maken iemand tot een goed fraude-onderzoeker?
De drie belangrijkste zijn onafhankelijkheid, klantgerichtheid en integriteit. Klantgerichtheid betekent niet dat de onderzoeker zijn oren laat hangen naar de klant. Het betekent vooral dat de onderzoeker goed luistert naar wat de klant met het onderzoek wil en wat de normen van de organisatie en de wet- en regelgeving zijn waarlangs je de feiten legt.

Advocaten doen steeds vaker onderzoek, maar moeten volgens hun beroepsregels de belangen dienen van hun cliënt. Kunnen zij goede fraudeonderzoekers zijn?
Dat heb ik niet onderzocht. Het lijkt me niet te matchen met de onbevangenheid waarmee waarheidsvinding omkleed hoort te zijn.

Wanneer moet je welk soort onderzoeker kiezen?
Dat hangt af van het soort incident dat wordt gemeld. Voor onderzoek in complexe computersystemen heb je een expert op dat terrein nodig en voor onderzoek naar financiële fraude een onderzoeker met financiële competenties. Het hangt ook af van het antwoord op de vraag wie je als onderzoeker zou willen als je zelf object wordt van integriteit-gerelateerd onderzoek.

Wat zijn uw belangrijkste tips voor managers?
Het managen van integriteit is echt een kunst. Alleen zeggen of schrijven dat iemand integer moet zijn, is niet voldoende. Je moet als manager te allen tijde het goede voorbeeld geven en zorgen voor werkplezier. Want als medewerkers schik hebben in wat zij doen, zijn zij minder geneigd de organisatie of collega’s te schaden. Met werkplezier voorkom je veel ellende, het geeft veiligheid en laat mensen beter presteren.