Prioriteiten zijn de Heilige Graal van productiviteit en stressvaardigheid. Ze zijn het antwoord op zo ongeveer alles: hoe zorg ik dat ik mijn tijd efficiënt indeel, of dat ik stop met uitstellen? Hoe zorg ik voor die perfecte work-life balance? Simpel: ‘duidelijke prioriteiten stellen!'.
Klinkt allemaal geweldig, maar helaas is de praktijk vaak een stuk minder eenvoudig. Hoe goed jij je prioriteiten voor je eigen werk ook op een rij hebt, elke dag zijn er wel dingen die om je aandacht smeken. Wat doe je bijvoorbeeld wanneer er opeens een collega aan je bureau staat met een acute vraag, of wanneer je ongevraagd wordt ingedeeld in een vergadering? Wat doe je met een verzoek om in je vrije tijd voor een collega in te vallen, of met het mailtje met ‘!' dat opeens prominent in je inbox staat?
Een eenvoudige methode om in zulke situaties je prioriteiten te bepalen, leerde ik van een bevriende coach. Telkens als je twijfelt over of een taak, verzoek of vraag belangrijk genoeg is om je mee bezig te houden, stel je de volgende vraag: ‘Moet ik dit nu doen?'. Deze op het oog eenvoudige vraag is eigenlijk een soort Inspector Gadget-achtig hulpmiddel, want hij bestaat uit vier delen, waarbij je de klemtoon steeds ergens anders legt.
Eerste vraag
De eerste vraag is: MOET ik dit nu doen? Ben ik hiertoe verplicht, of mag ik zelf kiezen? Mag ik hier ‘nee' tegen zeggen? (En zo ja: wíl ik dit dan eigenlijk wel?)
Het tweede onderdeel is: moet IK dit nu doen? Ben ik hiervoor de juiste of de enige persoon, of zou ik dit ook door iemand anders kunnen laten doen? (vervolgvraag: bestaat er misschien een slimme manier om de taak te delegeren?)
Derde deel: moet ik DIT nu doen? Kan ik mijn tijd niet beter investeren in iets dat meer prioriteit heeft? Is dit echt de verstandigste besteding van mijn kostbare tijd en aandacht op dit moment?
En tot slot: moet ik dit NU doen? Is dit echt het ding waar ik op dit moment het beste mijn tijd en aandacht aan kan besteden? Moet dit nú gebeuren, of kan het best nog even wachten? Is er misschien iets dat nu belangrijker is?
Als een van de antwoorden op deze magische vraag ‘nee' is, dan is het niet iets waar je je nu op dit moment druk over hoeft te maken. Je kunt het dan beter negeren, delegeren of desnoods voor later inplannen. Jouw tijd en energie kun je beter ergens anders aan besteden.
Thijs Launspach is psycholoog, auteur en trainer. Hij is docent Psychologie aan de UvA en is een veelgevraagd spreker over stress, generaties op de werkvloer en persoonlijk leiderschap. Deze blog stond eerder in het AD. Op 14 juni 2019 is hij de openingsspreker op het seminar 'Quick wins voor jezelf en je team - Zorg voor meer focus, minder stress, meer effectiviteit'.
Over Thijs Launspach
Thijs Launspach (1988) is psycholoog, auteur en spreker. Hij schreef bestsellers als 'Fokking Druk' en 'Je bent al genoeg'. Thijs wordt gezien als de expert in Nederland op het gebied van millennials en burn-out.
