Noteer jij dit even? - Efficiënt notulen en gespreksverslagen maken

‘Schrijf jij een notuleerboek', vroeg een collega? ‘Wat ouderwets. Zijn er nog notulen dan?' Het antwoord is: ja, zeker, al zijn ze korter dan voorheen. En meestal digitaal. Want de meeste notulisten maken hun aantekeningen op de laptop, en het verspreiden van het verslag gaat per mail.

Helaas is het nog niet altijd zo dat de vorm van het verslag is aangepast aan deze werkwijze. Als trainer van notulisten zie ik nog wel eens verslagen langskomen, die op traditionele wijze zijn uitgewerkt. Lange Worddocumenten, voorzien van een keurige actielijst. Het kan anders: het beknopt-verslag-in-lijstvorm.

Hoera voor het beknopt-verslag-in-lijstvorm

Het beknopt-verslag-in-lijstvorm is een compleet verslag, maar in kolommen. Je maakt het in Word (een enkeling in Excel) en je kunt er alle informatie die in een vergadering ter tafel komt in weergeven. Dus niet alleen de besluiten en de acties, maar ook de aftrap en de discussie die daar mogelijk aan vooraf gaat. Dat maakt deze bondige verslagvorm geschikt voor bijna alle vergaderingen. Denk aan vergaderingen van teams-, van MT of DT, en aan officiële bijeenkomsten van het bestuur van sportclubs en verenigingen.

Voordelen beknopt-verslag-in-lijstvorm

Een verslag in lijstvorm maken heeft voordelen. Dat begint al bij het maken van aantekeningen. De notulist kan beter blijven luisteren en kan zich zo  beter concentreren of de hoofdzaken. Bij het uitschrijven wordt nog meer tijdwinst geboekt: het is uitgeschreven in trefwoorden, en dat voorkomt moeizaam gezoek naar de juiste woorden. Omdat het veel korter is dan het traditionele beknopte verslag (een vergadering van 1 uur past vaak op 1 A4), is het overzichtelijker en leest het sneller.

Maar hoe dan?

Pak je laptop, en maak een tabel in Word in landscape.  Maak een kolom voor het agendapunt, voor de aantekeningen van de aftrapfase, voor de discussiefase en kolommen voor besluiten en acties. De laatste compleet met actienemer en termijn. Elk agendapunt krijgt zijn eigen horizontale kolom. Et voilà, bij het aantekeningen maken in trefwoorden is de input al bijna de output. Dat scheelt heel veel tijd bij het uitwerken.

Liever een gewoon beknopt verslag

Misschien ben je als bestuurder, manager of notulist (of je organisatie) nog niet toe aan het beknopt-verslag-in-lijstvorm. Je wilt een gewoon beknopt verslag, met de agendapunten onder elkaar netjes uitgeschreven in hele zinnen. Ook dan zijn er tips om ze digitaal sneller te maken.

Een ervan is om te werken met kolommen in Word. Eigenlijk gebruik je het format van het beknopt-verslag-in-lijstvorm hiervoor om je aantekeningen te maken. Handig, want je houdt overzicht en je kunt beter blijven luisteren.

Ook kun je werken in het oude verslag, dat van de laatste vergadering. Daarin maak je ook gelijk je aantekeningen. Let er wel op dat je de agenda hanteert van de nieuwe vergadering. Die kan immers afwijken. Vervolgens kopieer je, waar dat handig lijkt, delen van  de oude tekst, in een andere kleur, in je werkdocument. Vaak kun je namen, woorden of zelfs zinnen overnemen of aanvullen.

Meer digitale tips

Nog twee tips om digitaal notuleren te vergemakkelijken:

.  Zet de spellingcontrole uit als je digitaal aantekeningen maakt. Je maakt tikfouten en het leidt enorm af als je daar steeds op geattendeerd wordt. Bij het definitief maken van het verslag zet je controle weer aan.

. En voor ervaren notulisten: als je een beknopt-verslag-in-lijstvorm maakt, maak het dan zichtbaar via de beamer. De vergaderdeelnemers kijken mee en dat maakt dat zij zich medeverantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van het verslag. Vaak scheelt dat op- en aanmerkingen achteraf.

Ellis Buis is auteur van Noteer jij dit even? Ze is schrijftrainer en -coach. Van haar hand verschenen ook: Verleid je lezer online (met Joyce Hardholt), het Hoe-boek voor de coach (met Joost Crasborn).