Projectmatig werken is een trend geworden omdat organisaties in een steeds complexere en dynamischer wereld komen te leven. De uitdagingen die dat vraagt kunnen niet altijd worden bijgebeend met de traditionele afdelinggsgerichte en routinematige werkwijze. Een ad hoc werkwijze met improvisatie leidt niet tot de gewenste voorspelbaarheid. Ook het bijeenbrengen van de benodigde expertise overstijgt dikwijls de eigen grenzen. Het ‘doen’ van projecten biedt dan een oplossing om op tijdelijke basis een ‘eigen’ organisatie in te richten die zich maximaal kan richten op de realisatie van het beoogde projectresultaat en op de overdracht hiervan aan de klant of afnemer(s).
In organisaties worden projecten uitgevoerd als tegenhanger van de meestal functioneel – dus afdelingsgerichte – omgeving. Projecten gaan immers dwars door alle afdelingen heen en dat botst dikwijls met afdelingsbelangen. Bij ‘projecten doen’ hoort een manier van werken: het projectmatig werken. Bij deze werkwijze hoort een manier van leidinggeven: het projectmanagement. Het is een vakgebied dat kan worden gezien als specialisatie van management: hierbij is het van belang om een project te zien als een eigen onderneming.
Projectmanagement is interessant omdat het alle kenmerken in zich heeft van ondernemen. Je kunt zo als het ware je eigen onderneming hebben binnen een arbeidsovereenkomst. Soms in samenwerking met andere organisaties, bedrijven of instellingen, maar ook in netwerkverband met andere zelfstandigen. De afstanden in de wereld worden kleiner en de contactmogelijkheden groter, waardoor bijzondere expertise is te vinden en aan te wenden in projectverband. Het maakt oplossingen mogelijk die anders buiten bereik blijven.
Het belang van het domein neemt toe omdat steeds meer met projecten wordt gewerkt.
Het eigen project
Het deelnemen aan een project is voor velen een lastige maar meestal wel een uitdagende aangelegenheid. Voor sommigen is of wordt het hun beroep en voor anderen blijft het bij een enkele keer. De vorm en inhoud van projecten en de beleving varieert dan ook sterk. Zo zijn er grote en langdurige infrastructurele projecten, maar ook kleine kortlopende waarin een verbetering, verandering of innovatie tot stand wordt gebracht. In beide gevallen is er sprake van de organisatie van het tijdelijke werk, de deelnemers die hierbij een rol vervullen en de kenmerken van een project die zijn verbonden aan deze werkwijze.
Jouw project is een soort ‘eigen bedrijfje’ waarin de deelnemers met elkaar als team een tijdelijke organisatie vormen om een beoogd resultaat tot stand te brengen dat aan de klant of afnemer wordt geleverd. Dit betekent het nemen van verantwoordelijkheid en het gaan organiseren van het project. Zoals het bijeenbrengen van expertise vanuit de verschillende organisatiedelen of vanuit netwerken van zelfstandige professionals. Jij bent de projectbaas, wat een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid geeft. Het is een werkvorm die past bij deze tijd. Het eigen project is leuk en komt tevens tegemoet aan de wens tot zelfontplooiing en zelfsturing.
Het project met de zeven w’s
Een project kan worden ingedeeld in zeven aandachtspunten: het waarom, wat, werkwijze, wie, wanneer, waarmee en waar. Het project wordt gezien als elkaar aanvullende componenten: de definitie, de stappen, de inrichting en de beheersing van het project. De aandacht voor en afstemming met de belanghebbenden in de projectomgeving maken hier ook deel van uit. Succesvol kunnen zijn vraagt om beheersing van de processen die hierbij van belang zijn. De beheerscyclus omvat de stappen: plan, do, check en act van de bekende kwaliteitscirkel van Deming.
Van prominent belang zijn het probleem, het doel en het resultaat, die samenhangen en actor-gebonden zijn. Er zijn personen of groepen aan te koppelen en er moet draagvlak voor zijn. Het lastige is dat afhankelijk van iemands perceptie deze onderwerpen een andere betekenis kunnen hebben. De resultaatgerichtheid staat hierbij centraal en dat is wat je aflevert aan de afnemer(s). Let er wel op dat doel (de behoefte) en resultaat (het middel) een twee-eenheid zijn.
Het projectmatig werken
Bij een project hoort een wijze van werken: het projectmatig werken. Het onderscheidt zich van andere ‘soorten werkwijzen’ die er zijn, zoals improvisatie en routinematig. Het is een werkvorm met een eigen bedrijfsvoering, administratie en personele bezetting en het legt een weg af van het begin tot het einde van het project.
Bij deze werkvorm hoort een aantal kenmerken. Het gaat daarbij om een aantal harde punten, zoals de resultaatgerichtheid, een gefaseerde aanpak, de tussentijdse besluitvorming en de beheersing om het beoogde projectresultaat tot stand te brengen. Daarnaast zijn het werken van grof naar fijn en het samenwerken in een projectteam punten die ook hiertoe behoren. Zo is diversiteit van belang voor een evenwichtige samenstelling samenstelling en opbouw met de verschillende persoonlijke eigenschappen of teamrollen. Ook zijn er aandachtspunten of principes die van belang zijn. Denk aan het nemen van afdoende voorbereidingstijd en het vroegtijdig betrekken van de belanghebbenden. Voor het maken van plannen geldt dat een top-down aanpak goed is om het overzicht te behouden en eerst te denken en dan pas te gaan dan doen. Het opstellen van een projectplan behoort hiertoe.
De projectstadia
Een project bestaat uit de stadia voorbereiding, projectuitvoering en afsluiting. Vanuit een projectmanagementgedachte zijn dat de kapstokken voor het verkrijgen van duidelijkheid over het draagvlak van het project, het juist en tijdig uitvoeren van het project en voor het evalueren en afsluiten. Ieder project en dus elke projectfase heeft zijn eigen ‘deliverables’ die om sturing en bewaking vragen. Tussentijdse en periodieke besluitvorming maakt hiervan deel uit.
Het projectmanagement
De projectbeheersing richt zich op het tot stand brengen van het eindresultaat. Het zijn de processen die het moeten doen, waarbij de belangrijkste die van de beheersaspecten zijn. Deze zijn te verdelen in: • Aspecten die op het vervaardigen van het product zijn gericht, zoals tijd, middelen, kwaliteit en productrisico’s; • Aspecten die op het ondersteunen of inrichten van het project zijn gericht, waaronder organisatie, informatie, communicatie, projectrisico’s, faciliteiten en hulpmiddelen en projectlocatie; en • Aspecten die op de overige invalshoeken van de risico’s zijn gericht: dit kan risicomanagement en ook de product- en projectrisico’s omvatten.
De beheerscyclus (PDCA) is van toepassing en omvat de activiteiten van sturing tot bijsturing. Een effectieve leider stemt zijn stijl af op de situatie en op de taakbekwaamheid van de persoon. In veel gevallen is er onvoldoende besef bij een leidinggevende dat die zich moet aanpassen. Veel leidinggevenden hebben zich een voorkeurstijl aangewend die uitgaat van hetzelfde gedrag voor de verschillende situaties en taakbekwaamheid. Je kunt hiervoor het model Situationeel leiderschap (Hersey en Blanchard) raadplegen. Zie de leidingnemende hierbij als klant en er blijkt een wereld te winnen!
Enige hulpmiddelen
Naast technische hulpmiddelen voor bijvoorbeeld het maken van planningen zijn van belang: • Het opzetten van een motivatiesysteem • Het geven van begeleiding of coaching • Het opstellen van een detacheringovereenkomst • Het opstellen van een functiebeschrijving of een verwachte resultatenbeschrijving. Het projectmatig werken is dikwijls een alternatief voor de meer traditionele aanpak van werk! Het boek ‘Beter projectmatig leren werken en denken’ biedt daarbij een kader voor persoonlijke ontwikkeling en prestatieverbetering. Het is bedoeld voor de beginner.
Tips en aanbevelingen graag terugkoppelen naar projectmatigwerken@siebbeles.nl
Dit artikel verscheen eerder in Kwaliteit in Bedrijf, januari 2015
