Hét handboek voor de functioneel beheerder

De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in die informatievoorziening teweeg te brengen. In feite zorgt de functioneel beheerder ervoor dat er sprake is van een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening.

Het takenpakket van een functioneel beheerder is heel divers. In grote lijnen onderscheiden wij drie aandachtsgebieden met elk drie activiteiten. We zullen deze overzichtelijke indeling gemakshalve maar even het 3x3 model noemen. Dit model is gebaseerd op onze eigen ervaringen en observaties in de praktijk.

GEBRUIKEN, BEHEREN EN BEWAKEN

Gebruiken

Het proces Gebruiken heeft betrekking op het ondersteunen van de gebruikersorganisatie om de bestaande informatievoorziening zo goed mogelijk te kunnen benutten. Het doel is ervoor te zorgen dat de gebruikersorganisatie effectief en efficiënt kan werken met de bestaande informatievoorziening.

Beheren

Het proces Beheren heeft betrekking op het onderhouden van de bestaande informatievoorziening, zodat de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening gewaarborgd wordt.

Bewaken

Het proces Bewaken heeft betrekking op het monitoren van de bestaande informatievoorziening, om problemen te ontdekken of voorkomen en zodoende de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening gewaarborgd wordt.

VERZAMELEN, VERTALEN EN BEPALEN

Verzamelen

Om goed zicht te krijgen op wat er speelt binnen een organisatie en welke zaken daarvan invloed hebben op de informatievoorziening, is het essentieel afspraken te maken over de afhandeling van triggers, het ‘triggermanagement'.

Vertalen

Nadat de triggers in het verzamelproces zijn vastgelegd en een eerste ‘triage' hebben gekregen, volgt het vertaalproces. Elke trigger moet verder uitgewerkt en uitgeschreven worden, waarbij het doel, de waarde, de impact, de prioriteit, de belanghebbenden en een mogelijke oplossing voor de informatievoorziening aan bod komen.

Bepalen

Welke prioriteit een trigger krijgt, is afhankelijk van het doel en de impact van die trigger. Het doel is de eerste as waarlangs de trigger gelegd moet worden, daarna pas de impact. De functioneel beheerder bepaalt de prioriteit niet alleen - ook de belanghebbenden moeten daarbij betrokken worden. Functioneel beheer speelt daarbij een centrale rol omdat het zicht heeft op zowel de operationele (business) als technologische (ICT) aspecten van een trigger. Heel kort door de bocht wil de business alles en liefst gisteren en ICT wil zo weinig mogelijk en liefst pas over drie jaar. Het is dus voor een functioneel beheerder belangrijk deze sentimenten bij het prioriteren van een trigger goed aan te voelen.

REALISEREN, ACCEPTEREN EN IMPLEMENTEREN

Realiseren

Een trigger vraagt om een aanpassing van de informatievoorziening. Het laten realiseren van die aanpassing is een primaire verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. Dat wil zeggen: de regie daarop. Uiteraard zal de uitvoering vooral komen te liggen bij de ICT-afdeling en/of een externe ICT- leverancier. Op basis van de trigger kan er een helder functioneel ontwerp worden vastgesteld. De trigger bevat al veel elementen die één-op-één in een functioneel ontwerp terecht kunnen komen. Vanuit die basis kun je het ontwerp aanvullen door te kiezen voor een oplossingsrichting en die oplossing verder uitwerken.

Accepteren

Het onderdeel Accepteren is te splitsen in twee fases: de testfase en de acceptatiefase. In de testfase wordt bekeken of de nieuwe of gewijzigde functionaliteit voldoet aan de afspraken - is de oplossing wel een antwoord op de eisen en wensen van de belanghebbenden. Met die belanghebbenden worden dus zowel de eindgebruikersorganisatie, als de ICT-afdeling en functioneel beheer zelf bedoeld. Daarna wordt in de acceptatiefase op basis van de testresultaten en de niet-functionele aspecten bekeken of en hoe de gebruikersorganisatie de nieuwe of gewijzigde functionaliteit kan ontvangen en in gebruik nemen.

Implementeren

Of je nu een wijziging, een proces, een plan of een heel nieuw informatiesysteem implementeert, er zijn altijd enkele terugkerende zaken waarmee je rekening moet houden. Met implementeren bedoelen we hier invoeren, het daadwerkelijk in gebruik nemen.

Natuurlijk is de exacte invulling van functioneel beheer in elke organisatie anders, maar het 3x3 model geeft een goed beeld van generieke taken en verantwoordelijkheden, biedt de functioneel beheerder houvast bij de uitvoering van zijn of haar werk en kan een leidraad zijn voor de taakverdeling binnen functioneel-beheerteams.

Meer informatie vind je in ons boek Hét handboek voor de functioneel beheerder.