‘Neem zelf de regie over je werkzame leven’

U wilt iedereen met een baan en een baas helpen zelf de regie te nemen over hun werkende leven.

Als werknemer trek je meestal aan het kortste eind. Met meer kennis, expertise, ervaring en macht is je baas altijd in het voordeel. Bij een sollicitatie is dat merkbaar vanaf de allereerste kennismaking. Een sollicitatiegesprek voelt nog erger dan een blind date. De baas beheerst ook de salarisonderhandelingen, de functioneringsgesprekken en het ontslag. Op deze cruciale momenten zat ik als hr-expert ruim tien jaar aan de andere kant van de tafel. Voordat een sollicitant of medewerker met de baas ging praten, gaf ik haar enkele laatste tips en had ik ieder mogelijk risico afgedekt. Deze ongelijkheid tussen baas en medewerker loopt als een rode draad door alle thema’s in het werkende leven. Het is nu tijd daar een einde aan te maken. Daarom besloot ik mijn geheimen en kennis te delen met werknemers. Zodat ze de regie kunnen pakken en zelf de basis leggen voor een gelukkig, zinvol en gezond werkzaam leven.

U ontwikkelde de ideale-baan-blauwdruk om te bepalen of een nieuwe baan bij je past.

Als hr-manager schreef ik voor de baas een vacaturetekst en maakte een lijstje met kwalificaties. Dit lijstje hielden we naast de sollicitant en vinkten een soort checklistje af. Uit een groepje van tien sollicitanten werd vervolgens de beste gekozen. Met deze blauwdruk zijn de rollen omgedraaid: jij maakt nu een verlanglijstje en schetst een beeld van hoe je droombaan eruit ziet. Een lijstje waaraan je baas moet voldoen, in plaats van andersom. Behalve dat de blauwdruk praktisch een fijne tool is, doet het ook iets in je hoofd. Door jezelf vragen te stellen, kom je te weten wat je echt wilt. Ik werk bijvoorbeeld het beste alleen en haal inspiratie uit de groep. Dat moet met elkaar in balans zijn. Als je mij de godganse dag in een kantoortuin neerzet, word ik doodongelukkig. Maar ik ken mezelf inmiddels, weet wat ik wil. Nu is het aan jou om keuzes te maken en heel kritisch te kijken naar je volgende baan en baas.

Het functioneringsgesprek vergelijkt u met een wortelkanaalbehandeling.

Bij een functioneringsgesprek zeg je iemand met een warm hart en op een eerlijke manier de waarheid. Aan deze duidelijkheid ontbreekt het vaak in een ‘performance review’. Vaak loop je – overeenkomstig de tandartsmetafoor – de kamer binnen zonder te weten wat er gaat komen. Je hoort daar dat je te weinig flost, slecht poetst en hebt ook nog eens een gaatje. Met mijn hr-pet op vind ik deze onzekerheid vooraf een enorme doodzonde. Bij alle banen is er een chronisch gebrek aan duidelijkheid over de verwachte prestaties. Je baas heeft onuitgesproken verwachtingen waar je dus onmogelijk aan kan voldoen. Ze weet evenmin hoe ‘goed’ presteren eruitziet en is slecht in het geven van eerlijke feedback. Toch kan je een gesprek over jouw functioneren soepel laten verlopen en ervan leren. De oplossing ligt in een goede voorbereiding. Stuur een week voor het functioneringsgesprek een email naar de baas en vraag haar om geschreven feedback. Maak voor jezelf ook een overzicht van de afgelopen periode. Benoem waar je aan hebt gewerkt, vermeld goede resultaten en positieve feedback en geef aan waar er ruimte is voor verbetering. Door dit vooraf aan je baas te mailen, neem je het voortouw en ben je meer dan klaar voor je gesprek.

Hoe ga je het beste om met onuitgesproken verwachtingen van je baas?

De makkelijkste manier om die helder te krijgen, is zélf je baan heel goed definiëren. Ik heb daartoe de ‘bakjesmethode’ ontwikkeld. Een eerste stap is het inventariseren wat je allemaal doet en dat op te schrijven. Pak je functieomschrijving of vacature erbij en bedenk waar je voor verantwoordelijk bent. Met dit werkoverzicht knip je je werk op in vier tot zes bakjes die staan voor categorieën of thema’s. Alles wat je in een week doet, moet in een van deze bakjes passen. Tot slot wijs je aan ieder bakje een percentage toe. In de praktijk vinden mensen deze methode wat ongemakkelijk. Maar als je er met je leidinggevende even voor gaat zitten, blijkt het een eyeopener. Vraag je baas hoe zij wil dat jij je tijd besteedt en welke taken meer of minder prioriteit verdienen. Je bent bijvoorbeeld acht uur per week bezig met overleg, mails en administratie. Dat is een forse hap uit je werkweek. Wat vinden jullie daar van? Na afloop van het gesprek fiets je blijer naar huis omdat de lucht is opgeklaard. Je gaat ook snel beter functioneren omdat je nu weet wat er van je wordt verwacht.

Het studiebudget ziet u een soort aflaat van de werkgever om een moeilijke vraag van de werknemer af te kopen.

Je wilt beter worden en jezelf professioneel ontwikkelen en vraagt de baas naar de mogelijkheden. Ze weet meestal niet hoe ze je daarbij kan helpen. Bij haar zie ik hier vaak een gebrek aan intentie, planning en knowhow. Daarom krijg je een studiebudget en spendeer je vijftienhonderd euro aan een nutteloze training als effectief communiceren. Ik zou graag zien dat jullie – je baas én jij – daar andere keuzes in maken. De baas kan haar mensen bijvoorbeeld eens vragen wie ze de allerbeste vinden binnen hun vakgebied en enorm bewonderen. Huur zo’n topper een dag in voor vijfhonderd euro. Daar leren werknemers beslist meer van dan een trainingsdag bij de Baak en het is goedkoper. Kijk als baas ook naar het grotere plaatje. Mensen écht helpen om beter te worden, vergt investeringen die mettertijd wellicht op een andere manier renderen dan je had verwacht. Misschien ben je bezig mensen op te leiden voor hun volgende baan en vertrekken ze eerder dan je lief is. Maar ze gaan ook beter weg dan hoe ze kwamen. Jouw bedrijf wordt zo een springplank voor talent. Dat kost tijd, maar werkt als een magneet voor goede mensen. Mijn advies voor werknemers is om, voordat je je studiegeld stukslaat bij de LOI, eerst een stapje achteruit te doen. Besef dat ‘beter worden’ in je baan zit ingebakken. Om te leren surfen, moet je surfles nemen. Voor het maken van een cappuccino met een mooi hartje volg je een barristacursus. Maar effectief communiceren leer je op het werk door middel van proberen, oefenen, op je bek gaan en feedback krijgen.

In uw boek noemt u levenslessen van mensen die zijn teruggekeerd na een burn-out.

De onbevangenheid, tomeloze energie en naïviteit zijn voor altijd verdwenen bij deze mensen. Toch deden ze ook levenslessen op tijdens deze inktzwarte periode. Lessen die ze graag hadden geleerd zonder deze torenhoge prijs er voor te betalen. Een levensles is dat je erg kwetsbaar bent als je identiteit alleen is gebaseerd op een goed salaris, fancy functietitel en goed diploma. Wat ik ook hoorde is dat hun assertiviteit is toegenomen. Dat uit zich in het vaker ‘nee’ zeggen en het tijdig benoemen van de eigen grenzen. Een drang tot perfectionisme hebben ze na hun burn-out ook losgelaten. Hopelijk hebben deze levenslessen een preventieve werking. Als je gevoelig bent voor een van deze thema’s, kan je het beste met een coach gaan praten. Iedereen die je is voorgegaan, kent jouw worsteling. Denk je dat het zo’n vaart niet zal lopen, dan heb je het mis. Een burn-out komt altijd onverwacht en is schokkend voor wie het meemaakt. Plotseling wordt het zwart voor je ogen, dansen de letters op je scherm of krijg je een paniekaanval. Trek daarom tijdig aan de bel. Hoe eerder je ingrijpt hoe beter. Want hoe langer je doorgaat, hoe langer je herstel gaat duren.