Het lukt Aij om in de verhalen (eigenlijk zijn het columns) in Ter observatie de ervaringen uit zijn dagelijkse werk als directielid te mengen met mini-theorietjes over onder meer leiderschap, lean, accreditatie, ketendenken en samenwerken. In zijn voorwoord zegt hij dat hij een positief en hoopvol geluid wil laten horen over de ziekenhuiszorg. De 44 verhalen van elk zo'n vier pagina's, kunnen in willekeurige volgorde gelezen worden, er is namelijk geen samenhang tussen de verschillende verhalen.
Opvallende loopbaan
Kjeld Aij heeft een bijzondere loopbaan, wat terug te zien is in zijn verhalen. Van huis uit is hij verpleegkundige, hij was hoofd Anesthesiologie & Operatieve Zorg, heeft een bedrijfskundige opleiding gevolgd en is een Master Black Belt. Het is dan ook niet verbazend dat in verschillende verhalen brokstukken uit het Lean denken aan bod komen. De meeste verhalen in het boek zijn uit de tijd dat Kjeld Aij in dienst was bij Amsterdam UMC, de laatste jaren werkte hij daar als Directeur bedrijfsvoering van de Divisie Acute Zorg. In 2020 stapte hij over naar het Erasmus MCE.
Directief sturen en loslaten
Aij heeft in het boek een verhelderend en persoonlijk verhaal over loslaten opgenomen. Hij zag dat in het begin van de Corona-crisis leidinggevenden op alle niveaus sterk de behoefte voelden om te zeggen wat er wel of niet moest gebeuren. Logisch volgens hem, want in een noodsituatie is er geen tijd voor consensus en moet je snel en doelgericht handelen met een zekere mate van centralisatie. Nu de grootste schok achter de rug is zou je verwachten dat leidinggevenden hun sturende gedrag weer loslaten. Maar hij ziet het om zich heen haast niet gebeuren, en trapte zelf ook in de valkuil van veel controle uitoefenen. Iemand attendeerde hem hierop, toen pas realiseerde hij zich dat hij vergeten was hoe belangrijk delegeren is om het oplossend vermogen van zijn team te activeren.
De wil tot samenwerken
Toen iedereen de ernst van de Corona situatie inzag, werd de noodzaak en bereidheid tot samenwerking volgens Aij vanzelfsprekend. Aij vraagt zich door het boek op verschillende plaatsen af waarom er eerst een crisis moet komen om samenwerking tussen organisaties ‘vanzelfsprekend' te vinden.
Hij beschrijft dat in het Erasmusziekenhuis het Landelijk Coördinatiecentrum Patiënten Spreiding opgericht is (op initiatief van VWS), waar ook militairen bij betrokken zijn. Het voelt voor hem raar dat er mensen in uniform in een ziekenhuis rondlopen. Maar het per bus of helikopter verplaatsen van coronapatiënten naar locaties waar nog bedden beschikbaar zijn, dat is volgens hem een militaire operatie, dus terecht dat er militairen rondlopen. Helaas komt de vraag in Aij zijn boek niet naar voren waarom datzelfde ministerie militairen niet heeft ingezet voor testen en inenten, ook dat zijn immers logistieke processen. Maar dat terzijde.
Transparantie heeft z'n keerzijde
Tot zijn teleurstelling blijken verschillende samenwerkingsverbanden van tijdelijke aard geweest te zijn. Zo werkte bijvoorbeeld in de crisis transparantie over prestaties volgens hem goed. Maar toen de crisis minder heftig werd, verzwakten de samenwerkingsbereidheid en de bereidheid tot transparantie. Hij vraagt zich af waarom er niet mee door wordt gegaan. Het antwoord is, denk hij, dat transparantie ook tegen je gebruikt kan worden. Volledige openheid is soms niet ‘wenselijk, uit angst dat het in je nadeel werkt.'
Verbeteren van samenwerken
De Lean expert in Aij ziet dat gezamenlijk processen verbeteren, waar je allemaal financieel beter van wordt, niet worden beloond. ‘Dat is iets wat mij betreft iets dat heel erg ontbreekt: gezonde stimulansen die juist de samenwerking belonen in plaats van de individuele prestatie van een ziekenhuis of organisatie.'
Samenwerken tussen afdelingen en andere organisaties heeft vaak voordelen. Aij merkt daarbij wel op dat het een mythe is dat samenwerken altijd fijn zou zijn: ‘Het is juist ontzettend verstorend in het al bestaande zorgproces. Het is smerig, rommelig, onbeleefd en vreselijk. Als je deze gevoelens er niet bij hebt, is het geen echte samenwerking.'
Leiders als boegbeeld
Leerzaam voor iedere leidinggevende is zijn hoofdstuk met de titel ‘Inspiratie van boven'. Hij signaleert daarin onder meer het belang van leiders die op hun eigen niveau een ‘boegbeeld' zijn. Iemand waar je je aan kunt optrekken, die vergezichten schetst. Een inspirerend boegbeeld voor de hele organisatie, ‘iemand die ook naar de buitenwereld trots uitstraalt - als ik zelf heel eerlijk ben, is zo iemand zeldzaam.'
Relevant buiten de zorg
De acht verhalen uit zijn Erasmus MCE tijd gaan met name over zijn ervaringen met Corona. Ze zijn vooral leerzaam, omdat hij een duidelijk beeld schetst wat eronder druk mogelijk is wat voorheen niet kon. Maar hij laat ook zien dat wanneer de externe druk afneemt, de oude disfunctionele gedragingen weer snel de kop op steken. Iets wat, denk ik, in elke sector gebeurt. In zijn voorwoord zegt hij dat hij een positief en hoopvol geluid wil laten horen over de ziekenhuiszorg. Of hij die belofte nakomt weet ik niet zo zeker. Hoopvol is dat er geprobeerd wordt om het steeds een beertje beter te doen. Wat ook na lezing blijft is dat het in een ziekenhuis net zo veel gedoe is als in andere organisaties.
De 44 op zich staande verhalen lezen makkelijk. Door de prettige schrijfstijl lees je soms makkelijk over zijn boodschap heen. Want Aij heeft best wat te vertellen. Ook al staat in de titel ‘grip op de zorg', zijn ideeën over leiderschap, organiseren en lean zijn net zo relevant voor mensen binnen als buiten de ziekenhuiszorg. En ook thema's als personeelstekort, lean, samenwerken met andere partijen, vergrijzing en regeldruk komen in bijna elke organisatie voor. Ter observatie is dan ook prettige en leerzame lectuur voor bestuurders, leidinggevenden en zorgprofessionals die aanzet tot reflectie op het eigen functioneren.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
