Dan wordt het tijd om te kijken of je met de methode van Rob de Haas uit de voeten kunt. Het boek leest als een trein dus je kunt snel starten.
Je zult vast - net als ik - veel herkennen. De uitleg die gegeven wordt, is helder verwoord. Een mooie bijkomstigheid is ook dat je al tijdens het lezen zin krijgt om te experimenteren in je eigen vergaderingen. Bovendien kan dat ook zonder de bijgeleverde vergaderkaartjes te benutten. Want de enorme hoeveelheid kaartjes waar de schrijver mee werkt, zorgen bij mij in eerste instantie voor wat weerstand.
Rob de Haas ontwikkelde richtlijnen gebaseerd op drie dimensies. De eerste voorstellen zijn gericht op een goede organisatie van de vergadering; denk aan begin en eindtijd en de juiste mensen aan tafel krijgen.
Dan zijn er vervolgens instructies (tweede dimensie) die zich richten op het benutten van de collectieve denkkracht. Daarbij zoomt de schrijver in op een goede voorbereiding en gaat het boek in op de interactie tussen professionals. Met als doel om het gesprek op een hoger plan te brengen. Wel enigszins spijtig dat De Haas daar niet veel handreikingen voor doet. Hij stelt dat naast het activeren van het intellect ook de diepere niveaus van kennis van belang zijn. Die laag kan worden bijvoorbeeld aangeboord worden bij het geven van ruimte in onze (vergader)gesprekken aan verbeelding, humor en fantasie. De Haas noemt dit een bijzonder terrein wat het kader van zijn boek te buiten gaat. Dat vind ik spijtig omdat juist daar de meerwaarde zit van een goed gesprek.
In de kwaliteit van de uitwisseling tussen professionals ontstaat wat hij aanduidt als het benutten van de collectieve denkkracht. Een gemiste kans dat hij de lezer daarin niet meer aan de hand neemt in zijn boek of concrete suggesties geeft. Waar hij gelukkig wel op inzoomt is het benutten van diversiteit in een groep of team. Met een groep professionals van verschillend pluimage kom je tot betere oplossingen dan dat wat je in je eentje kunt bedenken. Daarmee komt we ook dicht bij de reden om een vergadering te beleggen. Namelijk dat je een gezamenlijk denkproces regisseert, om als groep in gezamenlijkheid tot betere inzichten of besluiten te komen. De Haas stelt dat het uiteindelijke doel van een ongewoon goede vergadering het vergroten van het gemeenschappelijk kennisveld is.
De derde dimensie gaat over richtlijnen die voortkomen uit de overtuiging dat goed vergaderen te leren is. De Haas spreekt over een te leren vergadervaardigheid waar niet alleen de voorzitter zich in moet bekwamen maar het hele vergaderteam. Alleen vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid kan er ongewoon goed vergaderd worden. Lees dit boek daarom samen met je team en ga lekker aan de slag met OVG.
Over Anke Tijtsma
Anke Tijtsma is organisatie-antropoloog en gespreksmaker bij Buro AanZet. Door middel van haar systemische blik op organisatievernieuwing stimuleert ze de veranderkracht van haar opdrachtgevers en hun medewerkers. Ze is gefascineerd door ingesleten patronen in organisaties. In haar procesmatige aanpak speelt ze met ‘maken’ en kunst. Ze heeft een voorliefde voor werken in publieke organisaties.
