A4 Projectmanagement

Via Projectleider-Worden.nl ontvangen wij regelmatig vragen van beginnend projectleiders en opdrachtgevers. Over het algemeen stellen projectleiders de vraag hoe zij in vredesnaam een project moeten aanpakken, terwijl opdrachtgevers op zoek zijn naar de beste manier om het geheel te beheersen. Beiden stellen regelmatig de vraag of wij 'een goed boek' kunnen aanbevelen. Wel nu, dat kunnen wij. En na het lezen van de serie 'A4-projectmanagement' van René Hombergen voegen wij deze van harte toe aan onze lijst met aanbevelingen. Hombergen biedt zowel projectleiders als opdrachtgevers een methode voor het aanpakken en beheersen van projecten die uitblinkt in eenvoud. De A4-methode deelt een projectmatige opgave in vier gebieden in: Aanleveren, Activeren, Afwegen en Afronden. Elk gebied is uitgewerkt in een afzonderlijk boek. Per deelgebied hebt u voldoende aan slechts één sjabloon voor het vastleggen en communiceren van afspraken. Vergelijk dat eens met de methode PRINCE2 2009 die er maar liefst 26 telt! Aanleveren gaat over het wat en wie van uw project. De focus richt zich op het te leveren resultaat en degenen aan wie het wordt opgeleverd. De afspraken legt u vast in het sjabloon Projectovereenkomst. Activeren draait om de hoe-vraag: op welke manier en volgens welke planning bereikt u het eerder afgesproken resultaat. Hierbij gebruikt u het sjabloon Plan van Aanpak. Bij Afwegen staat het beheersen van het project centraal. Niet alleen de harde aspecten als tijd, kwaliteit en kosten krijgen hierbij aandacht. Ook zachte factoren als motivatie en samenwerking komen aan bod. In dit gebied staat het sjabloon Voortgangsrapportage tot uw beschikking. Afronden tot slot gaat over overdracht, nazorg en evaluatie die hun beslag krijgen in het sjabloon Decharge. Tot zover de 4 A's. Of nee, wacht. Er is nóg een A. Die van Afstemmen (was de methode niet beter 'A5-projectmanagement' genoemd?) Afstemmen vormt voor ieder van de vier andere gebieden de verbindende factor met de omgeving door te zorgen voor de juiste mate van betrokkenheid van belanghebbenden op ieder moment in het project. En ook bij dit gebied krijgt u een bijzonder eenvoudig maar doeltreffend sjabloon aangereikt in de vorm van een communicatieschema. Door per deelgebied een apart boek te schrijven heeft René Hombergen zichzelf de ruimte geboden voor verdieping, extra uitleg en verheldering. Dit doet hij in klare taal, zonder opsmuk en recht door zee. Hierbij gebruikt hij duidelijke voorbeelden en casussen. Elk deel is dan ook zo uitgelezen en vanaf dat moment kunt u direct aan de slag. Heeft u geen tijd om vijf boeken ineens door te lezen? Bedenk dan dat er een volgorde zit in de delen. Zo kunt u ervoor kiezen om voorafgaand aan het project te beginnen met Aanleveren en Afstemmen om vervolgens tijdens de aanleverfase te beginnen met Activeren, later gevolgd door de overige delen. U kunt er ook voor kiezen om het boek 'A4 Projectmanagement' te lezen. Dit deel geeft een compact overzicht van de gehele methode. Maar, zoals dat vaak het geval is bij 'compacts' vinden wij ook in dit geval dat de methode hierin onvoldoende tot haar recht komt en u met alleen dit deel in de hand onvoldoende op weg wordt geholpen. Deze 'compact'-versie heeft wat ons betreft dan ook de functie van naslagwerk voor als u de andere delen al eens heeft doorgenomen of in die gevallen dat u slechts op hoofdlijnen meer wilt weten van de methode. De A4-methode brengt geen nieuwe, revolutionaire inzichten in de manier waarop u een project het best aanpakt en beheerst. Maar laten we wel zijn, wie is daar nu werkelijk naar op zoek? Waar u als projectleider of opdrachtgever behoefte aan heeft, is een methode die u begrijpt, eenvoudig kunt toepassen en effectief is. Niet meer, niet minder. En juist daarin ligt de kracht van A4-projectmanagement en de serie boeken waarin deze is uitgewerkt. René Hombergen is erin geslaagd om projectmatig werken terug te brengen tot de essentie: slechts vier kerngebieden met één overkoepelend gebied. Een heerlijke, welkome eenvoud zonder afbreuk te doen aan het vak projectmanagement.