A4 Projectmanagement - Afstemmen

A4-Projectmanagement is een projectmanagementmethode. Deze methode wordt in een zestal boeken uiteengezet en het deel 'Afstemmen' is het laatste deel. René Hombergen pakt de koe al direct bij de horens in de samenvatting aan het begin: 'afstemmen is actiever dan communiceren'. Afstemmen betekent 'verwachtingen in overeenstemming brengen met'. Ik kan mij daar zeer wel in vinden. Als projectmanager ben je zeer gebaat bij betrokkenheid van de betrokkenen. Die betrokkenheid kun je alleen optimaliseren door afstemmen en niet door slechts te communiceren 'hoe je het gaat doen'. Bovendien ben ik benieuwd hoe een heel deel van de methode gewijd kan zijn aan 'alleen' afstemmen. Dat lukt de schrijver uitstekend en zonder in herhaling te vervallen. Het onderwerp behandelt Hombergen uitgebreid en stap voor stap. Eerst passeren de actoren de revue, in andere methodieken ook wel stakeholders genoemd. Met wie moet je overleggen en hoe kom je daar achter? Bij wie moet je kennis halen en bij wie brengen? Wie moet je tot vriend houden en hoe met vijanden om te gaan? Welke middelen kun je gebruiken om actoren te benaderen en communicatie in stand te houden? Welke soorten relaties worden opgebouwd en welke middelen horen daarbij? Deze vraagstukken worden allemaal heel methodisch uit de doeken gedaan en met grafieken en matrixen verduidelijkt. Dan wordt uiteengezet hoe u het project verder ontwikkelt samen met de actoren en wat de rollen van ieder van de actoren daarin zijn, dus wat daar voor overleg en uitwisseling van informatie plaatsvindt. Bij dit alles moet de aanpak van het project worden afgestemd op de vernieuwingsgraad van het project. De mate van betrokkenheid en dus van de afstemming verschilt aanmerkelijk als het een innovatief project betreft, dan wel een herhalingsproject. In de laatste drie hoofdstukken komt de ervaring van Hombergen in de film-, toneel- en omroepwereld duidelijk naar voren. De genoemde voorbeelden zullen niet alle projectmanagers even veel aanspreken. De meerderheid van projectmanagers zit in de technische hoek en staat hier misschien niet zo voor open. Toch is het goed deze voorbeelden op je te laten inwerken en er waar mogelijk lessen uit te trekken. Het voorbeeld 'De mate van interactie' gaat over de vraag: hoe heftig of terughoudend bespeel ik het publiek? Dit is goed om in het achterhoofd te houden en te proberen als de gelegenheid zich voor doet. 'Een vierde muur doorbreken' doet daar nog een schep bovenop. Dit is theatertechniek die zondermeer toepasbaar is door projectmanagementprofessionals, al is het niet voor iedere PM dagelijks werk. Toch van harte aanbevolen om hier kennis van te nemen. 'Vier acteerwijzen' idem dito. Het boek demonstreert duidelijk dat de auteur de nodige ervaring heeft in de wereld van projectmanagement. Hij weet de finesses van de materie heel goed uiteen te zetten en toch het grote geheel in beeld te houden. De invalshoek uit de toneelkunst is een ongewone in dit soort meestal technisch georiënteerde boeken. Maar wel interessant en verfrissend. Ik was aangenaam verrast dat een boek 'alleen' over afstemmen op deze wijze ingevuld kan worden.