Vreemd genoeg leidt het allemaal niet tot productieverhoging. Iets dat voor velen van ons, kenniswerkers, nu wel het idee was. Als verklaring daarvoor richt Cal Newport zijn pijlen in zijn boek Bevrijd! op het dominante gebruik van e-mail. De auteurs van Ons werk is stuk, Martijn Aslander, Arjan Broere en Mark Meinema kijken daarentegen breder naar dit onderwerp. Het onhandige gebruik van e-mail is volgens dit drietal maar één voorbeeld van hoe we niet het maximale uit digitale technologieën halen. Kenniswerkers verwerken kennis eigenlijk nog op een verouderde en tijdrovende manier.
De zere plek
De term kenniswerker werd voor het eerst gebruikt door Peter Drucker is zijn werk The Effective Executive (1966). Kenniswerkers in een kenniseconomie creëren waarde door hun kennis beschikbaar te stellen aan collega’s. En zo werden kennissystemen geboren. Internet heeft enorme kansen geboden om dit te versterken en te vergroten. Mijn kennis over het ontstaan van het begrip haal ik van Wikipedia (en het eerste hoofdstuk van dit boek). En toch, we doen dat kenniswerken amateuristisch, eigenlijk slecht. De auteurs van Ons werk is stuk leggen de vinger al snel op de zere plekken: we worden slecht opgeleid in het gebruik van de juiste tools en kenniswerkers worden verkeerd aangestuurd. En een derde element dat de auteurs onderkennen: de mens is niet zo geschikt om de zaken te doen die kenniswerkers geacht worden te doen: multitasken, omgaan met afleidingen door werken in kantoortuinen en honderden notificaties (e-mail!) en vergaderen. En zo werd via de smartphone, chat en e-mail vrije tijd werktijd en staan veel mensen altijd aan.
Jaren ‘50
Wat is de hoofdoorzaak dat goed kenniswerken niet goed van de grond is gekomen? We organiseren ons werk alsof we nog in de fabriek werken. Met een achturige, liefst synchrone werkdag, een manager die toezicht wil houden en het liefst bij elkaar op dezelfde plek (lees kantoor). En in dat proces leggen we informatie vast en verwerken dat tot kennis, dat we ook weer vastleggen, in systemen die sterk doen denken aan de kantoren van de jaren ‘50. En we gebruiken media als e-mail (de brief), bestanden in folders (kasten vol) op je laptop en servers om dit een beetje gestructureerd en vindbaar vast te leggen. En (bijna) alles is in tekst. Tijd voor herscholing en een alternatieve aanpak!
Tools en hacks
Op dit vlak pakken de auteurs uit. In de kern is de boodschap: word digitaal fit. Gebruik de juiste technieken (lijstjes, inzetten van het externe brein, goed timemanagement, ontwikkel goede routines en gewoonten) en tools die deze technieken ondersteunen. Veel van de tips en adviezen komen uit de onlinewereld van life- en timehacks.
Bullet journaling, Evernote, Workflowy, inzetten van browser plug-ins als Momentum etc. etc. Allemaal zaken die je zeker kunnen helpen, als je het maar tot één geheel omwerkt. En daar zit na het lezen van dit boek wel de uitdaging. Veel mensen zijn door corona met hybride werken aan de gang gegaan. Vaak met de opdracht, probeer maar, maar Zoom en Teams zijn het uitgangspunt. En daar hield het verder vaak op. Alle investeringen werden op de techniek gericht, zelden op het proces van informatieverwerving, -vastlegging en -deling. En daar is nog veel laaghangend fruit te vinden.
Enkele suggesties die in het boek te vinden zijn:
- Stop met email in mapjes zetten, gebruik je zoekfunctionaliteit;
- Werk vanuit een takenlijst, en niet vanuit je mailbox;
- Gebruik sneltoetsen;
- Reserveer tijd om erin te komen, want het is leren. Houd vol!
Er is nog genoeg werk aan de winkel. Deze eerste acties gaan je al tijd besparen en hopelijk plezier in je werken met techniek brengen.
Over Bertrand Weegenaar
Bertrand Weegenaar is als hogeschooldocent HBO-ICT werkzaam op Windesheim. Zijn voorliefde ligt bij de onderwerpen strategie, marketing, geschiedenis; biografieën en internet; e-business.
