Scenario’s zijn toekomstmogelijkheden die voortkomen uit onzekerheden waarmee je als organisatie wordt geconfronteerd en waar je iets mee moet. Maar laat ik eerst even met een disclaimer beginnen. Hoewel de auteurs op verschillende plekken in het boek tussen de regels door aangeven dat het uitwerken van scenario’s geen garantie biedt voor succes, mag je wat mij betreft wel concluderen dat het de kans op verkeerde keuzes kleiner maakt. Bij de introductie geven Michiel de Vries en Jeroen Toet tevens aan waarom je meerdere scenario’s dient te ontwikkelen en waarvoor je ze vervolgens kunt gebruiken. Dat is breder dan gedacht want naast het nemen van beslissingen komen de scenario’s ook van pas bij het ontwikkelen van (bedrijfs)strategiën, het innoveren en het voeren van een dialoog met je managementteam en stakeholders.
Vijf stappen, eenvoudig toch?
De werkwijze zoals beschreven in het doe-boek (want dat is het volgens de auteurs) bestaat uit vijf stappen, die ieder in een afzonderlijk hoofdstuk op een heldere en eenvoudige manier worden uitgewerkt. Voor het gemak herhaal ik ze hier even: scope bepalen, omgeving verkennen, kernonzekerheden vaststellen, scenario’s creëren en scenario’s toepassen. Eenvoudig toch? Het is een gestructureerde manier van werken, die je met wat meer ervaring bij herhaling kunt gebruiken en waar nodig verbeterd toepassen binnen je eigen organisatie. Daarbij wordt ook veel aandacht besteed aan de creativiteit en verbeeldingskracht van de mensen die aan de uitwerking van de scenario’s deelnemen. En juist dat laatste lijkt me een ontzettend leuke uitdaging voor mensen die het verleerd zijn deze eigenschappen in hun dagelijkse werk te gebruiken.
Context van scenarioplanning
In het tweede wat algemenere hoofdstuk komt het tweede deel van de titel van het boek aan de orde: de praktijk waarvoor je scenarioplanning kunt gebruiken Dit wordt in het derde hoofdstuk gevolgd door de voorbereiding van het gehele proces van scenarioplanning. Wat moet het onze organisatie opleveren, wie zal en wie moet ik erbij betrekken en hoe ziet het weekprogramma van iedere stap eruit. De kracht van ook deze boodschap zit hem in de herhaling van de workshops.Met een eenvoudige rekensom kun je vervolgens vaststellen dat een compleet traject per scenario om en nabij de zeven weken in beslag gaat nemen. Vijf weken voor de workshops en, mijn aanname, grofweg twee weken voor de voorbereiding van het algehele traject. Een investering die zich op termijn goed laat terugverdienen.
Workshops staan centraal
Het aloude gezegde ‘een goede voorbereiding is het halve werk’ is bij scenarioplanning eveneens van toepassing. Dat begint al bij de eerste stap van het bepalen van de scope. Hoe uitgebreider de scope, hoe meer last je daarvan hebt bij de volgende vier stappen in het proces. Bij iedere stap hoort een workshop die centraal staat binnen het proces van die stap. De figuren die in het boek getoond worden zijn simpel en goed te gebruiken. Iedere stap wordt tevens ondersteund door een aantal templates die vrij duidelijk zijn, verzameld achter in het boek en tevens gemakkelijk te downloaden. Ieder hoofdstuk wordt tenslotte afgesloten met een aantal gouden regels voor de betreffende stap uit het proces. Het zijn dus alles bij elkaar vijf overzichtelijke hoofdstukken die tezamen de kern van het boek vormen.
Essentieel voor inkoop
Waarom het boek mijn aandacht als inkoopadviseur trok is gemakkelijk te verklaren. De eerder genoemde crisissen brachten aan het licht dat in heel veel gevallen de afdeling inkoop betrokken werd bij het vinden van de mogelijke oplossingen voor de problemen. Of het nu de mondkapjes of vaccins waren die moesten worden ingekocht of het zoeken van alternatieve producten toen de Ever Given vast kwam te zitten in het Suez-kanaal en bleek dat een deel van de Nederlandse handel afhankelijk was van de inhoud van de containers op dat schip. Ook bij het tekort aan bepaalde grondstoffen of chips kwam de betrokkenheid van inkoop naar boven drijven. De eerlijkheid gebiedt me echter te zeggen dat in veel gevallen de inkopers op dat moment geen alternatieve scenario’s klaar hadden liggen, maar daar inmiddels wel druk doende mee zijn.
Eindoordeel
Iedere auteur vindt dat zijn of haar boek van groot belang is voor organisaties en een absolute must om aan te schaffen. Terecht, want als ze die drive niet hadden, werden er geen managementboeken meer uitgegeven. Via deze recensie sluit ik me met volle overtuiging aan bij het belang dat de auteurs Michiel de Vries en Jeroen Toet toekennen aan hun eigen boek. Het onderwerp scenarioplanning zou wat mij betreft ook standaard deel mogen uitmaken van de werkwijze en processen die organisaties inrichten en toepassen bij hun bedrijfsvoering. Het is in deze VUCA-wereld (wat staat voor de Nederlandse woorden: volatiel, onzeker, complex en dubbelzinnig) dus niet voor te stellen dat je scenarioplanning in de dagelijkse praktijk en daarmee dit boek negeert.
Over Peter Streefkerk
Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij is actief met interim-management, advisering, projectmanagement, training en coaching op het gebied van contractmanagement en inkoop. Hij is auteur van boeken over contractmanagement en inkopen. Met Octavia Siertsema maakt bij een podcast over aanbesteden.