Ik ben pas net bezig met ChatGPT en Copilot. Met deze tools is het makkelijk om stukken tekst te genereren, verhalen te schrijven of informatie op te zoeken. Nu is er weer een nieuwe tool, Zapier. Nou ja, echt nieuw ook weer niet. Volgens de Zapierbot (later hierover meer) is het al 10 jaar oud. Met deze tool kun je automatiseren zonder te programmeren. Dat is althans de claim van Bob van Duuren. In zijn boek Laat Zapier voor je werken schetst hij wat Zapier is en kan.
Workflowtool
Wat is Zapier dan? Het is een platform waarmee je apps aan elkaar koppelt en met elkaar laat communiceren, zodat je processen geautomatiseerd kunt laten verlopen. Het is daarmee een workflowtool die over IT-systemen heen gaat. Vaak zie je dat binnen een applicatie wel workflow aanwezig is, waarmee je processen kunt sturen. Maar over applicaties heen is vaak lastiger. Inmiddels zijn binnen het platform al meer dan 7000 apps beschikbaar, waaronder Google Forms, Outlook.com en ChatGPT.
Zinvolle automatiseringen
Met Zapier kun je zinvolle automatiseringen samenstellen, zogenaamde zaps, waarmee je repeterende handelingen automatiseren. Bijvoorbeeld tekst van de ene applicatie in de andere overtypen. Of een bedankmail sturen als iemand een hoge score geeft op een klanttevredenheidsonderzoek. Je geeft dus echt informatie door van de ene applicatie aan de andere. Dat biedt mogelijkheden!
Papieren
Afhankelijk van wat je ermee wilt gaan doen, zit er een prijskaartje aan. Er is een gratis versie, maar met beperkte mogelijkheden. Wil je wat meer gaan doen, moet je al snel een betaalde versie hebben. En soms kost de automatisering tussen applicaties ook geld. We hebben het dan niet over euro’s, maar over centen. Per keer, dus als je goedlopende zaps bouwt, kan dat in de papieren lopen. Maar dan heb je er ook weer het voordeel van, het bespaart veel tijd.
Triggers en acties
Om zaps te maken moet je de fundamentele principes begrijpen, die gaan om zogenaamde triggers en acties. Een trigger start een actie op. Bijvoorbeeld een binnenkomende mail, die leidt tot een actie van het geautomatiseerd overzetten van gegevens naar een database. De voorbeelden die de auteur uitwerkt zijn daarbij toepasselijk en herkenbaar. En zodanig goed uitgewerkt dat je er zelf mee aan de slag kan. Daarbij heeft de auteur veel aandacht voor het testen en acceptatie. Goed testen van zaps is belangrijk, zodat je zeker weet dat ze het juiste doen.
Zapier-interfaces
Ook heeft Zapier zelf functionaliteiten, zodat je niet altijd naar andere applicaties hoeft. Dat zijn onder andere tabellen zodat je zelf databases kan maken binnen Zapier. Of het ontwikkelen van een gebruikersinterface zodat de gebruiker vragen kan stellen of opdrachten kan geven aan Zapier. Dat noemt men Zapier-interfaces. Daarin kun je zover gaan dat je een site inricht waarin gebruikers gerechten kunnen samenstellen. Of zoals de auteur heeft gedaan, een chatbot inrichten. Grappige is dat hij een chatbot met Zapier heeft ingericht, waarbij je vragen kunt stellen over Zapier: de Zapierbot. Te vinden op de website van de uitgever.
Duidelijke stappenplannen
In het boek staan duidelijke voorbeelden met schermprints en instructies. Voor een aantal onderwerpen heb je een betaalde versie nodig, dat beschrijft de auteur uitgebreid. In de bijlagen staat nog het een en ander beschreven over canvas (samenwerken in projecten) en veiligheid en privacy. Het laatste stuk zou zomaar eens door AI gegenereerd kunnen zijn, het wijkt qua schrijfstijl af van de overige hoofdstukken. Of in de trant van het boek, vanuit Zapier met een zap gemaakt die de apps Google Docs met ChatGPT verbindt. Het boek biedt goede handvatten om aan de slag te gaan, het is erg praktisch ingestoken met uitgewerkte voorbeelden met schermprints en duidelijke stappenplannen. Ik heb de voorbeelden uitgewerkt en ben verbaasd wat er allemaal kan. Het mooie van Zapier is dat het over applicaties heen werkt, dit kan veel handmatig overzetten van informatie schelen. Een aanrader dus om met deze tool aan de slag te gaan om repeterende processen te automatiseren. En dat zonder echt te programmeren!
Over Jan Hoogstra
Jan Hoogstra heeft meer dan 25 jaar ervaring als IT-adviseur en IT-auditor bij grote accountants- en adviesbureaus. Tijdens zijn loopbaan heeft hij veel opdrachten gedaan op het gebied van informatiebeveiliging en optimalisering van de inzet van IT. Jan is directeur bij CognoSense, dat gespecialiseerd is in de menselijke kant van IT.
