Bij de DE LEGO SERIOUS PLAY-methode gebruik je metaforen en symbolen om gedachten en ideeën uit te drukken. LEGO biedt een breed scala aan kleuren, vormen en maten, waardoor deelnemers in staat zijn om vrijwel alles te creëren wat ze zich kunnen voorstellen. Kleuren worden vaak geassocieerd met gedrag en eerdere ervaringen.
Facilitator
De effectiviteit van de methode valt of staat met de juiste facilitatie. Als facilitator zorg je ervoor dat de doelstellingen worden bereikt en dat de discussies constructief blijven, terwijl je een veilige omgeving creëert. Voor het faciliteren zijn de volgende principes van belang: deelnemend, gezond, transparant, proces- en doelgericht. Derriks-De Wit en Kobus benadrukken ook het belang van duidelijkheid over de spelregels voordat de deelnemers beginnen met bouwen, evenals het aanmoedigen en motiveren van de deelnemers.
Bij de voorbereiding van de workshop is het aan te raden om een opzet te maken van de inhoud van de workshop, inclusief een tijdsplanning. Voor het ontwerpen van effectieve lesactiviteiten en het faciliteren van het leren kunnen de 4 C’s (connect, concept, concrete, conclusion) of de 6 trumps (overtroeven) worden gebruikt.
De juiste vragen
Het stellen van de juiste vragen tijdens een workshop kan een diepgaand effect hebben op de deelnemers en de algemene impact en uitkomst van de sessie. Tijdens het faciliteren is het belangrijk om de bouwwerken vast te leggen en video’s te maken tijdens het delen. Dit biedt voordelen zoals documentatie, reflectie en analyse, samenwerking en betrokkenheid, communicatie met belanghebbenden, follow-up en actieplanning, en het inspireert creativiteit.
Daarnaast is het belangrijk om aandacht te besteden aan de indeling en inrichting van de ruimte waar een sessie plaatsvindt.
99 werkvormen
De auteurs geven een aantal facilitatietechnieken of werkvormen waar je je voordeel mee kan doen. Denk aan het aanwijsstokje, het rode steentje, blok-voting, witte olifant, 1-2-4 all, carrousel, 15% oplossing, veranderen van perspectief, zebra en timeboxen.
Naast de 10 facilitatietechnieken bieden de auteurs nog 89 werkvormen verdeeld over 9 groepen: skills building & energizers, visie en strategie, Scrum, kanban, lean, design thinking, check-out werkvormen, team- en persoonlijke ontwikkeling, spellen en simulaties. Een aantal werkvormen zijn ook remote uit te voeren. Alle beschrijvingen van werkvormen hebben een vaste opbouw en structuur: Doel (wat levert de werkvorm op), voorbereiding (wat heb je nodig, tijdsduur), stappen en tips.
Voorbeeld DoD
Om een idee te krijgen geef ik een voorbeeld: Werkvorm #32. Dat is het bouwen van een Definition of Done (DoD). Als doel wordt aangegeven dat de DoD een gedeelde overeenkomst is binnen het team over de criteria waaraan een taak moet voldoen om als voltooid te worden beschouwd. Daarnaast wordt uitgelegd waarom een DoD nodig is, waar het aan bijdraagt en waartoe het leidt. Vervolgens wordt bij deze oefening in een vijftal stappen uitgelegd wat de deelnemers moeten doen: individueel bouwen (van criteria), groeperen en ontdubbelen, prioriteren, vaststellen DoD. Er wordt aangegeven welke LEGO SERIOUS PLAY kits nodig zijn, de tijdsduur van 2 uur voor de oefening en ten slotte geven de auteurs een tip om het bouwwerk ook met je stakeholders te delen.
Conclusie
De LEGO SERIOUS PLAY methode - voor agile professionals is een fraai opgemaakt en kleurrijk boek geworden dat een goede indruk geeft van wat er allemaal mogelijk is met LEGO SERIOUS PLAY. De kleurenfoto’s nodigen je uit om er direct mee aan de slag te gaan. Uiteraard vraagt een echte beoordeling van de werkvormen om oefening in de praktijk, maar het boek toont duidelijk aan dat het ook anders kan dan met strakke presentaties. Sterker nog, als je de werkvormen doorneemt, zul je versteld staan van wat er allemaal mogelijk is met LEGO SERIOUS PLAY.
Het boek bevat 99 werkvormen, maar niets staat in de weg om LEGO SERIOUS PLAY ook bij niet in het boek genoemde canvassen te gebruiken. Of bij invulling van willekeurige 2 bij 2 matrices waarbij twee dominante factoren met elkaar vergeleken worden. Hoewel het boek bedoeld is voor agile professionals, is het veel ruimer toepasbaar. Waarom zou een project- of programmamanager hier bij het maken van een stakeholderanalyse geen gebruik van kunnen maken? En dat geldt uiteraard voor veel meer onderwerpen die specialisten- of managers moeten uitwerken. Kortom, het is een aanrader voor zowel agile als niet-agile professionals. Enerzijds om een indruk te krijgen en anderzijds als naslagwerk ter voorbereiding op workshops.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM[O] Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO's. Hij is auteur en blogger en publiceert regelmatig artikelen.
