Het gevolg is dat men alleen bezig is met brandjes blussen en er geen tijd meer is om na te denken over bijvoorbeeld de strategie van het bedrijf of over het verhogen van het werkplezier. Als adviseur betrap ik mezelf er ook wel eens op: dingen doen die ik eigenlijk niet zou moeten doen omdat een ander de werkzaamheden nog uitgelegd dient te krijgen of ze langzaam uitvoert. En dan doe ik het vaak liever zelf. Een verkeerde gedachte, zo legt de schrijver uit.
Hij begint het boek met een kleine oefening: ‘bereken je getal’. Het gaat hier om het aantal euro’s per uur dat jij kost - en dan gaat het niet alleen om je salaris - maar ook om de kosten van bijvoorbeeld het kantoorgebruik, het openbaar vervoer, verzekeringen, verblijfkosten, etc. Wanneer je eenmaal een schatting van ‘je getal’ hebt, kun je al veel makkelijker een beslissing maken over of je een taak moet delegeren. Als iemand een lager getal heeft dan jij, kun je diegene jouw taak laten doen. Met deze gedachte als startpunt, geeft Oosterkamp in zijn boek veel handige tips om meer te delegeren. Een aantal opvallende waar ik fan van ben op een rijtje.
Iedereen kent het waarschijnlijk wel, en leidinggevenden al helemaal: de nooit ophoudende stroom van e-mails. Taco Oosterkamp heeft hiervoor het systeem van binair e-mailen bedacht. Mail een leidinggevende alleen als je een binaire e-mail stuurt: een mail waarop alleen het antwoord ‘ja’ of ‘nee’ gegeven kan worden. Het mes snijdt hierdoor aan twee kanten: de medewerker krijgt meer verantwoordelijkheid en de leidinggevende bespaart tijd (en dus geld). Een ander mooi voorbeeld in het boek gaat over de methode van zes woorden, welke ik zelf al een keer met succes heb toegepast en me veel kostbare tijd bespaarde. De auteur adviseert zijn lezers om het zinnetje ‘ik weet niet hoe dat moet’ uit het hoofd te leren. De grootste winst van dit simpele zinnetje is dat je jezelf conditioneert om ook de simpele klusjes die je best zelf ‘even’ zou kunnen doen, toch maar snel te delegeren. Ten slotte een laatste methode die ik zelf ook al regelmatig gebruik: de regel van elf. Doe urgente dingen nooit als eerste, want als je je werkdag begint met urgente zaken, ben je er rustig de hele dag mee bezig. Begin daarom om elf uur met de urgente zaken. Want, zoals Taco Oosterkamp citeert, ‘werk breidt zich uit tot de tijd die beschikbaar is voor zijn voltooiing’. Werk daarom de eerste twee uur van je dag geconcentreerd aan één of twee zaken, en je zult zien dat je óók de urgente zaken diezelfde dag nog oplost.
Delegeren kun je dus echt leren, en zelfs zonder dat het schaamrood je op de kaken staat. Hoewel Schaamteloos delegeren voornamelijk is geschreven voor leidinggevenden en ondernemers, zijn de tips als adviseur ook prima uit te voeren. Ik ben er al mee begonnen en je zult zien: het geeft meer rust en je kunt geconcentreerder werken. Beheers je straks de kunst van het delegeren tot in de puntjes, dan kun je voortaan iedere dag om 15.00 uur naar huis. En tsja… wie wil dit nu niet?
